Hausverwalter (WEG) handelt ohne Mehrheitsbeschluss (ao. Verwaltung)

[Giraffe]

Liebe Community,

meine Hausverwaltung lässt leider kein Fettnäpfchen aus, deswegen wieder einmal eine Frage zum WEG...

Die Situation ist folgende:
Unsere Hausverwaltung einer Siedlung mit Einfamilienhäusern im Wohnungseigentum hat vor 2 Jahren (laut ihnen auf Anregung von Wohnungseigentümern) eine Befragung durchgeführt, ob sie ein Unternehmen mit einer Angebotserstellung für Übersichtstafeln in unserer Siedlung beauftragen dürfen. Im Schreiben wurde auch erwähnt, dass vor einer etwaigen Beauftragung ohnehin ein Umlaufbeschluss gemäß den gesetzlichen Bestimmungen durchgeführt werden müsste.
Diese fiel positiv aus, nach einem halben Jahr erhielten wir einen groben Entwurf der Übersichtstafeln mit der Bitte um Überprüfung, ob unsere Adressen korrekt zugeordnet seien. Auf ein Feedback zu diesem ersten Entwurf gab es keinerlei Reaktion.
Über ein Jahr später wurde im Rahmen der Eigentümerversammlung ein aktualisierter Entwurf präsentiert mit der Ankündigung, dies werde nun umgesetzt (um einen Preis, der den ursprünglich in Aussicht gestellten um ein Vielfaches übersteigt).
Darauf hin haben wir nachgefragt, was denn nun mit dem angekündigten Umlaufbeschluss sei, worauf uns mitgeteilt wurde, man sei davon ausgegangen, es sei ohnehin eine Mehrheit dafür.. Aber wenn ansonsten mit Einspruch zu rechnen sei, werde man einen solchen Beschluss durchführen.
Es wurden somit noch einmal alle Eigentümer zur Abstimmung gebeten, womit keine Mehrheit erreicht wurde. Die Hausverwaltung kündigte an, da Projekt ad acta zu legen und ein Honorar für den Aufwand zu verrechnet.
Bei weiterern Nachfragen ist nun ans Licht gekommen, dass fast die Hälfte der veranschlagten Kosten aber schon für die Planung angefallen sind und auch schon bezahlt wurden (dies soll auf der nächsten Jahresbrechnung aufscheinen).

Darf uns die Hausverwaltung diese Kosten für einen Auftrag (im Rahmen der außerordentlichen Verwaltung) verrechnen, den sie eigenmächtig ohne Mehrheitsbeschluss der Eigentümergemeinschaft erteilt hat?
Welche rechtlichen Möglichkeiten haben wir, dagegen vorzugehen?

Ich würde mich über Einschätzungen freuen!

[Giraffe]

Noch ein Nachtrag:

Laut Hausverwaltung war der Auftrag zur Kontzepterstellung „zwingend notwendig“ um ein aussagekräftiges Angebot zu erhalten, über das dann abgestimmt werden konnte.

Kann das stimmen? Hätte nicht schon vor Durchführung dieser Planungsarbeiten um mehrere tausend € ein Mehrheitsbeschluss eingeholt werden müssen?